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Em seu desenvolvimento, um negócio precisará lidar com situações de maior ou menor demanda. Por isso, suas metas podem mudar com o decorrer do tempo, e aí será preciso elaborar uma nova estratégia para a empresa sempre que necessário. Nesses casos, ter conhecimentos de gestão de projetos é algo vital.

Trata-se de uma competência para definir o tempo de execução de uma atividade, os recursos utilizados e seu objetivo final. Com o conhecimento técnico correto, é possível construir um planejamento eficiente com base nesses elementos e promover o crescimento de uma organização.

Entretanto, para entender melhor como esse modo de gestão funciona, é necessário primeiro se debruçar sobre o que realmente é um projeto e suas características.

O que é um projeto?

A principal definição para esse conceito é a de que trata-se de um conjunto de ações a serem executadas para alcançar uma resolução específica. O esforço que será empregado nesse processo é temporário e pode ser aplicado em produtos, serviços ou com foco em outros resultados solicitados por um negócio.

Todo projeto deve ter uma finalidade clara. Desse modo, todos os envolvidos compreendem o motivo de estarem se esforçando e quais recursos precisam para realizar suas tarefas com eficácia.

Vale ainda dizer que os projetos são únicos e não podem ser repetidos, mesmo quando parte de um serviço contínuo. É o caso do desenvolvimento da publicação de uma revista: cada edição é vista como um projeto em si que requer um determinado número de colaboradores, materiais e apresenta um tempo de execução definido.

A gestão de projetos

Quando se fala em gestão de projetos, está se referindo a uma série de práticas e conhecimentos utilizados para atingir as metas estabelecidas em um projeto. O foco dessas ações é chegar a resultados satisfatórios para a empresa e os clientes finais, respeitando questões relacionadas à qualidade e ao tempo de serviço.

Com base nessa metodologia de gerenciamento, lideranças e colaboradores podem tomar decisões mais assertivas para evitar falhas no produto final.

Em geral, para que essa gestão seja feita de maneira eficiente, ela considera o projeto em diferentes etapas que podem ser divididas em:

Iniciação

Trata-se de uma etapa preliminar de definição e detalhamento do escopo do projeto. Nela são determinados os resultados esperados, os recursos a serem utilizados e uma ideia inicial do tempo necessário para sua conclusão.

Planejamento

Os elementos vistos na iniciação aqui são detalhados para a definição de um cronograma de ação. É vital documentar todas as decisões caso seja necessário efetuar alterações no planejamento nas fases seguintes. Desse modo, se tem um controle maior de todos os passos.

Desenvolvimento

Este é o momento em que as atividades do projeto são colocadas em ação de fato. Ela deve ser acompanhada de perto pelos gestores, que buscam seguir o cronograma estabelecido. Caso surjam problemas no meio dessa etapa, podem ser realizadas mudanças de rotas em relação às definições iniciais com base no que foi visto previamente.

Monitoramento

Ocorre então uma fase de análise dos produtos e serviços que estão sendo entregues pela equipe envolvida no projeto. O trabalho nesse caso é contínuo, pois o foco dessas avaliações é garantir a qualidade dos resultados.

Finalização

Quando o projeto é encerrado, vale a pena para os gestores revisar todo o planejamento inicial. O foco é verificar possíveis melhorias para empreendimentos futuros e promover a evolução do negócio de forma natural e eficaz.

Diferenças entre projetos e processos

Uma distinção importante que deve ser levada em conta para se trabalhar a gestão de projetos de forma eficiente é entre o que seria um projeto e um processo. Como citado anterior, o primeiro é um trabalho temporário com objetivos e cronograma delimitados.

O processo, por sua vez, é a ação que deve ser feita continuamente para se atingir as metas estabelecidas. As etapas de planejamento e desenvolvimento podem incluir diversos processos que devem ser avaliados pelo gestor para garantir a eficiência de uma estratégia.

A importância da gestão de projetos

Nenhum projeto funciona com eficácia sem uma condução bem delimitada. Quando esse gerenciamento é realizado, todos os envolvidos podem se unir para atingir um intuito específico e executar suas atividades com base em ações bem determinadas.

Além desse fato, as técnicas de gestão de projetos oferecem muitos benefícios a uma empresa, como, por exemplo:

Otimização do tempo

O planejamento é efetuado com base em um cronograma e processos delimitados, o que permite que os colaboradores realizem suas demandas com maior agilidade e eficácia. A etapa de monitoramento também identifica formas de reduzir o tempo das ações, um passo indispensável para a otimização de todas as atividades.

Maior transparência

Com a gestão de projetos, tanto a liderança quanto os colaboradores, terão conhecimento das etapas em que um projeto se encontra. Isso oferece maior transparência a uma empresa e ainda permite que todos os envolvidos compreendam como suas atitudes se mostram essenciais para a condução de um negócio.

Redução dos riscos

Qualquer projeto tem riscos e imprevistos. Entretanto, um dos pontos de uma boa gestão é conseguir identificar essas questões com antecedência para contorná-las. Assim, é possível guiar a equipe de maneira mais estável e corrigir erros com rapidez.

O papel do gestor de projetos

Para cuidar desse tipo de gerenciamento, existe dentro das empresas a figura do gestor de projetos. Sua função é liderar as equipes a fim de que os envolvidos sigam os processos definidos e possam alcançar objetivos com a qualidade desejada.

Em alguns locais ele pode ser conhecido como coordenador ou gerente. O fato, porém, é que todas as ações de uma empresa precisam de um dirigente para guiar ações e desenvolver cronogramas.

Entre as competências desse profissional destacam-se a capacidade de gestão de tarefas, mentalidade analítica, noções de logística e boa comunicação interpessoal. Ele ainda deve ter um conhecimento completo sobre os projetos que gerencia, pois tem a responsabilidade de tomar as decisões que nortearão processos e demandas.

Como se tornar um gestor de projetos?

Profissionais que já trabalham com gerenciamento e administração, ou querem desenvolver habilidades para alcançar um cargo do tipo, devem procurar por cursos de qualificação em gestão de projetos.

Essa é a forma mais eficiente de conseguir as habilidades essenciais para aplicação de estratégias inteligentes de planejamento, monitoramento e controle.

Uma indicação para todos os interessados é o curso de Gestão de Projetos da e-Hive. Por meio dele, os alunos conhecerão ferramentas completas para realizar o gerenciamento de equipes e conduzir atividades de olho nas metas de um negócio.