O que é a ferramenta 5W2H e como usá-la?

“O que é a ferramenta 5W2H e como usá-la?”

Essa é uma pergunta que muitas pessoas fazem, pois a sigla ‘5W2H’ se tornou muito popular e bastante comentada no mundo dos negócios e na gestão de projetos.

Imagine que você está prestes a iniciar um projeto ou uma atividade (até na sua vida pessoal!) e quer garantir que tudo sairá conforme o planejado. Aqui entra a ferramenta 5W2H, seu novo melhor amigo para a gestão e execução de tarefas.

Essa metodologia é uma espécie de checklist super prático que vai ajudar você a definir e a entender todos os aspectos importantes do seu projeto, distribuindo prazos, responsabilidades e custos.

Vamos agora descomplicar o processo e mostrar como é simples e prático de fazer uso dela.

O que é a ferramenta 5W2H?

Se você está pensando que é mais uma ferramenta que vai exigir que você gaste dinheiro comprando, você está equivocado!

Ela é chamada assim, mas você consegue montar seu 5W2H até mesmo usando papel e caneta. Mas a maioria das pessoas cria uma planilha em Excel…

Seu nome deriva das iniciais em inglês das sete perguntas fundamentais que devem ser respondidas:

Os 5 Ws

• What? (O que será feito?)
• Why? (Por que será feito?)
• Where? (Onde será feito?)
• When? (Quando será feito?)
• Who? (Quem fará?)

Os 2 Hs

• How? (Como será feito?)
• How much? (Quanto vai custar?)

Ao responder essas perguntas, é possível definir de maneira clara e objetiva todos os aspectos de um projeto ou uma tarefa, garantindo que nada seja esquecido e que todos os envolvidos tenham uma compreensão completa do que precisa ser feito.

De onde surgiu?

Não se tem um registro exato de quem criou a ferramenta 5W2H…

Mas há um grande indicativo de que ela ganhou bastante força a partir do uso em indústrias japonesas, no pós-Segunda Guerra Mundial, ali na década de 1950.

A Toyota, por exemplo, adotou essa ferramenta para a execução dos seus projetos e estamos falando de uma das principais fabricantes de carros do mundo hoje.

Com o tempo, a 5W2H se popularizou e passou a ser utilizada em diversos setores e contextos, sendo reconhecida como uma ferramenta essencial para a gestão de projetos/tarefas, planejamento estratégico e melhoria contínua.

Entendendo os componentes da ferramenta 5W2H

Vamos agora detalhar cada uma das sete perguntas da 5W2H, que listamos anteriormente.

Você vai perceber como é fácil preencher essa planilha, estruturando e organizando qualquer projeto ou atividade.

What? — O que será feito?

Nesse campo, escreva o que você precisa fazer.

Identifique a tarefa ou o projeto em questão. É essencial que você tenha clareza da atividade para que possa planejá-la com precisão.

Exemplo:

• Tarefa: Elaborar um relatório financeiro.

Why? — Por que isso deve ser feito?

Explique por que a tarefa precisa ser feita.

Isso ajuda a identificar as razões e os benefícios esperados, justificando a necessidade do projeto e garantindo que todos estejam alinhados com os objetivos.

Exemplo:

• O relatório financeiro é essencial para o fechamento do trimestre fiscal.

Where? — Onde será feito?

Determine onde as várias atividades acontecerão.

Especificar o local onde a atividade ocorrerá é importante para o planejamento logístico.

Pode se referir a um local físico, como uma sala de reuniões ou uma fábrica, ou um ambiente virtual, como uma plataforma online.

Exemplo:

• A coleta de dados será no servidor central da empresa.

When? — Quando será feito?

Defina quando as ações deverão ser realizadas.

Ter um cronograma é essencial para a gestão eficiente do tempo. Essa pergunta ajuda a estabelecer prazos e datas importantes, garantindo que o projeto seja concluído dentro do período previsto.

Exemplo:

• Início da coleta de dados: 2/6/2024
• Apresentação do relatório: 30/6/2024

Who? — Quem fará?

Defina quem será o responsável por cada parte do trabalho.

Identificar as pessoas responsáveis pelas diversas partes do projeto assegura que todos saibam suas responsabilidades.

Essa pergunta se refere aos membros da equipe, seus papéis e suas atribuições específicas.

Exemplos:

• Responsável pela coleta de dados: João
• Responsável pela análise: Maria

How? — Como será feito?

Preencha na planilha como aquela atividade será realizada.

Descrever o método ou o processo a ser seguido é fundamental para a execução bem-sucedida. Essa pergunta aborda as estratégias, as ferramentas e as técnicas que serão utilizadas para cumprir as tarefas.

Exemplo:

• O relatório financeiro será feito no Excel.

How much? — Quanto vai custar?

Por fim, é hora de definir os custos de cada ação.

Essa pergunta se refere aos recursos financeiros necessários para a realização do projeto, incluindo orçamentos, despesas e possíveis investimentos.

Exemplo:

• No caso do relatório financeiro, o custo será a mão de obra dos envolvidos.

Benefícios da ferramenta 5W2H

A utilização da ferramenta 5W2H oferece diversos benefícios tanto para empresas quanto para indivíduos, destacando-se como uma metodologia eficaz de planejamento e gestão.

Abaixo estão algumas das principais vantagens:

1. Clareza e objetividade

A 5W2H ajuda a definir de forma clara e objetiva todos os aspectos de um projeto, garantindo que todos os envolvidos entendam o que precisa ser feito, por que, onde, quando, quem fará, como será feito e quanto custará. Isso reduz ambiguidades e aumenta a transparência.

2. Facilidade de implementação

A simplicidade da ferramenta permite que seja facilmente compreendida e aplicada por qualquer pessoa, independentemente do nível de experiência ou da área de atuação. Isso a torna uma excelente opção para diferentes tipos de projetos, desde os mais simples até os mais complexos.

3. Melhora na comunicação

Ao responder as sete perguntas fundamentais, a 5W2H facilita a comunicação entre os membros da equipe e os stakeholders. Todos têm acesso às mesmas informações, o que promove um entendimento comum e evita mal-entendidos.

4. Eficiência no planejamento e economia de tempo

A 5W2H ajuda a organizar as ideias e a estruturar o plano de ação de maneira lógica e sequencial. Isso permite uma melhor alocação de recursos e uma gestão mais eficiente do tempo, contribuindo para a conclusão bem-sucedida do projeto.

5. Identificação de problemas e soluções

Ao responder a cada uma das perguntas, possíveis problemas e desafios podem ser identificados antecipadamente. Isso possibilita a criação de estratégias de mitigação e soluções adequadas antes que os problemas afetem o andamento do projeto.

6. Apoio na tomada de decisões

A ferramenta fornece uma visão abrangente e detalhada do projeto, auxiliando os gestores na tomada de decisões. Com uma análise completa, é possível avaliar os riscos, os benefícios e os recursos necessários de forma mais assertiva.

7. Flexibilidade e adaptabilidade

A 5W2H pode ser adaptada para diferentes contextos e necessidades. Seja na gestão de projetos, no planejamento estratégico ou na melhoria de processos, a ferramenta se ajusta facilmente às especificidades de cada situação.

8. Facilidade de acompanhamento e melhoria contínua

Acompanhar o progresso do seu projeto fica mais simples quando você tem tudo detalhado nos “Ws” e nos “Hs”. Identificar gargalos e oportunidades de melhoria no seu processo é muito mais fácil com esta ferramenta, pois ela ajuda a detalhar cada etapa do seu planejamento.

Melhores práticas e dicas para maximizar a eficácia

Para garantir que a ferramenta 5W2H seja utilizada de forma eficaz e traga os melhores resultados possíveis, listamos algumas práticas recomendadas:

• Envolva a equipe.
• Seja específico e claro.
• Utilize ferramentas de gestão de projetos, como Trello, Asana ou Microsoft Project.
• Revise periodicamente.
• Estabeleça prioridades.
• Mantenha uma comunicação contínua e transparente.
• Documente lições aprendidas.

Erros comuns a se evitar

Mesmo com uma metodologia eficiente como a 5W2H, alguns erros podem comprometer o sucesso do projeto.

Aqui estão os mais comuns:

• Respostas superficiais.
• Ignorar custos.
• Falta de revisão.
• Centralização excessiva em uma única pessoa.
• Falta de comprometimento.
• Desconsiderar riscos.
• Comunicação ineficiente.

Conclusão

A ferramenta 5W2H é uma metodologia prática e eficiente que auxilia na organização e no planejamento de projetos e tarefas, sejam eles profissionais ou pessoais.

Com essas dicas e práticas recomendadas, a ferramenta 5W2H pode ser aplicada de maneira eficaz, garantindo um planejamento mais organizado e um aumento nas chances de sucesso de cada empreitada.

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